Wie sichere ich meinen Lebensunterhalt als Konferenzdolmetscher? Teil 2 – Prakti

Praktische Beispiele für den Umgang mit Dolmetschanfragen, die nicht in unser Tagessatz-Schema passen.


Fotonachweis: © Stuart Miles

Auf der Grundlage der Kosten- und Honorarkalkulation, die in Teil 1 ausführlicher erklärt wurde, hat die AG einige Beispiele von „betriebsinternen" Vorgehensweisen und neuen Honorar-kalkulationsmodellen aufgeführt, die AG-Mitglieder und anderen Kollegen erfolgreich angewandt haben. Sie sollen als Anregung dienen, um dem Konferenzmarkt in seiner zunehmenden Fachlichkeit und Vielfalt besser gerecht zu werden. Weitere Ideen und Anregungen nimmt die AG gerne entgegen, denn davon lebt unsere Verbandsarbeit!

Ausgangspunkt ist die Tatsache, dass man als typischer Freiberufler, der alle seine unternehmerischen Funktionen selbst wahrnimmt, zwischen 80.000 (Single) und 100.000 (Familie mit Kindern) EUR Umsatz machen muss, um einen Lebensstandard und eine soziale Absicherung wie ähnlich ausgebildete andere Akademiker zu erreichen (siehe Handreichung). Nota bene: Das Unternehmen macht damit noch keinen „Gewinn“.

Anregungen für die Betriebsinterne Praxis

Anregung 1: Kontinuierliche Zeiterfassung

Mehrere Kollegen haben nach kontinuierlicher Zeiterfassung über mindestens 3 Monate hinweg bestätigt, dass wir in der Regel eine hohe durchschnittliche Wochenarbeitszeit haben. Etwa 1/3 unserer Arbeitszeit verbringen wir mit „Overhead“-Tätigkeiten und die auftragsbezogene Zeit (die restlichen 2/3) besteht je zur Hälfte in Vorbereitung/Drumherum und aktiver Zeit in der Kabine/beim Kunden. Bei etablierten, erfahrenen Kollegen kann sich die Zeitverteilung zugunsten von produktiven Tätigkeiten verschieben. Durch Sondereinwirkungen, z. B. eine Verlagerung des Büros und des Berufswohnsitzes, kann sich der Anteil der unproduktiven Tätigkeiten aber auch erhöhen.

Schlussfolgerung 1: Das Honorar muss so kalkuliert sein, dass es auch die Vorbereitungszeit und die Overhead-Tätigkeiten abdeckt. Der Versuch, die Produktivität durch mehr Konferenztage zu steigern, führt in der Regel zu überhöhten Arbeitszeiten (weit über dem, was andere Arbeitnehmer in Festanstellung in Kauf nehmen müssen), “Nachtschichten" bei der Vorbereitung, mangelnder Konzentration bei der Arbeit und/oder im Straßenverkehr und letztendlich zu Gesundheitsschäden (Stichwort Nachhaltigkeit).

Anregung 2: Analyse und Vergleich der Rentabilität einzelner Einsätze

Mehrere Kollegen analysieren und vergleichen immer wieder einzelne Einsätze in Bezug auf die eingesetzten Stunden und das dafür erhaltene Honorar. Hierbei ergeben sich wertvolle Erkenntnisse, die oft dem Bauchgefühl widersprechen. Einsätze mit auf den ersten Blick niedrigem Honorar sind u.U. rentabel bzw. rentabler als Einsätze mit einem höheren Tagessatz. Andere Einsätze können sich trotz hohen Honorars als unrentabel erweisen. Es bestätigt sich die Hypothese, dass eintägige Einsätze häufig sehr unrentabel sind.

Schlussfolgerung 2: Die Rentabilitätsanalyse einzelner Einsätze gibt wertvollen Aufschluss darüber, welches Honorar man mindestens anbieten bzw. welche Jobangebote man annehmen oder ggf. ablehnen sollte.

Anregung 3: Nachweis des Zeitaufwands für Organisationstätigkeit

Kollegin A, organisierende Dolmetscherin, betrachtete in ihrer Zeiterfassung vor allem den Organisationsaufwand und stellte fest, dass ihr Bauchgefühl (und Servicebewusstsein) nicht mit der Realität übereinstimmten. Der Organisationsaufwand war sehr hoch und schlecht bezahlt. Daraufhin führte sie eine genaue Zeiterfassung durch und legte diese dem Kunden als Nachweis vor, um ein angemessenes Entgelt für diesen Zeitaufwand zu erzielen.

Schlussfolgerung 3: Der Aufwand für "Nebentätigkeiten" wird häufig unterschätzt. Diese Tätigkeiten sollten dem Kunden als Mehrwert und Entlastung angeboten und angemessen in Rechnung gestellt werden.

Anregung 4: Vergleich von Dolmetschtätigkeit mit Übersetzungstätigkeit

Kollegin B vergleicht in ihrer Zeiterfassung auch die Rentabilität von Übersetzungstätigkeit im Vergleich zu Dolmetschtätigkeit.

Schlussfolgerung 4: Bei Berücksichtigung aller Faktoren und der eingesetzten Zeit sind Übersetzungen häufig rentabler als Dolmetscheinsätze. Dies kann übrigens auch für andere Zweittätigkeiten (Lehre, Sprechen) gelten.

Anregung 5: Weiterbildung in Verkaufs- und Verhandlungstechniken

Mehrere Kollegen konnten bei ihren Kunden bzw. deren Einkaufsabteilungen Erhöhungen oder hohe Honorare durchsetzen, auch wenn klar war, dass es andere, billigere Angebote gab. Ebenfalls gelingt es Kollegen, Kunden von großen Agenturen zu überzeugen, lieber mit beratenden Dolmetschern zusammen zu arbeiten. Kunden loben im Nachhinein oft die professionelle Betreuung und Beratung, die ihnen das zusätzliche Honorar wert war. Dies zeigt, dass es durchaus einen Markt und einen Bedarf für beratende Dolmetscher gibt.

Schlussfolgerung 5: Rentable Honorare und Preiserhöhungen sind (leichter) durchsetzbar, wenn man auch bei der Verhandlung mit dem Kunden professionell auftritt. Diese Professionalität erfordert aber einen längeren Lernprozess - mit einem Seminar oder einem Buch ist es nicht getan.

Honorarkalkulationsmodelle

Anregung 6a: 2 Tage minus 1 Tag heißt nicht Halbierung des Honorars

Kollegin C fand sich in der Situation, dass eine für 2 Tage geplante Veranstaltung auf einen Tag verkürzt werden sollte. Angesichts der Tatsache, dass eintägige Einsätze weniger rentabel sind als zweitägige, reduzierte sie im neuen Angebot das Honorar nicht um 50% sondern nur um 1/3. Die Bestätigung durch den Kunden erfolgte umgehend. Der Konferenztechnikanbieter war in diesem Fall übrigens identisch verfahren.

Anregung 6b: Mehrere identische (!) Tage müssen nicht gleich viel kosten

Kollegin E bekam eine Anfrage, bei der an drei aufeinander folgenden Tagen jeweils 3 x 20 Minuten gedolmetscht werden sollten (Führungen), und das entweder nur am Vormittag, nur am Nachmittag oder am Vormittag und am Nachmittag. Die Vorträge sollten identisch sein. Der Kunde bat um ein detailliertes, modulares Angebot, da bis einen Monat vor der Veranstaltung nicht klar war, welche Sprachen und wie viele Vortragsmodule benötigt würden.

Die Kollegin bot Tag 1 für knapp 1000 EUR an, Tag 2 und 3 für knapp unter 700 EUR, zuzüglich Organisationshonorar. Für halbe Tage gab es an Tag 2 und 3 je 30 EUR Rabatt. Am Ende wurde nur Tag 1 gebucht. Inklusive Fahrt-, Stand-, Vorbereitungs- und Dolmetschzeit wurden an Tag 1 90-100 EUR erzielt, bei drei Tagen wäre der Stundenumsatz bei vollen Tagen ähnlich gewesen, bei halben Tagen höher.

Schlussfolgerung 6: Es gelingt, dem Kunden verständlich zu machen, dass der relative Aufwand für einen Tag höher ist als für mehrere Tage. Häufig entspricht dies auch der internen Kalkulation des Kunden. Mit diesem Kalkulationsansatz kann auch ein vom Kunden gewünschter „Mengenrabatt" gewährt werden, ohne dass sich dieser negativ auf das Honorar auswirkt.

Anregung 7: Vorbereitungszeit aufgeschlüsselt anbieten und berechnen

Kollegin D führte bei Angeboten, bei denen sie es gerechtfertigt fand, die Vorbereitungszeit separat auf, und zwar auf Basis der Einheit „Tag“ (vor allem bei Fachkonferenzen: 2 Tage Einsatz plus 1 Tag Vorbereitung). Jeder Tag ist mit einem für heutige Verhältnisse gerade noch akzeptablen Tageshonorar angesetzt, durch den zusätzlich berechneten Tag für Vorbereitung wird aber ein Gesamthonorar erzielt, für das man nach herkömmlicher Berechnungsweise ein Tageshonorar von +/- 1000 EUR hätte ansetzen müssen. Diese Vorgehensweise hat sich außerdem in Fällen bewährt, in denen von vornherein von Kundenseite klar ist, dass Vorbereitungsmaterial frühestens am Nachmittag vor Veranstaltungsbeginn vorliegt, wie dies häufig bei Aufsichtsratssitzungen der Fall ist. Es ist für den Kunden plausibel, dass der Dolmetscher diesen Nachmittag für die Vorbereitung blockieren und entsprechend in Rechnung stellen muss.

Kollegin E erfuhr von ihrer Kundin, dass auf Grund einer Vorgabe eine Tageshonorarhöhe von 600 EUR nicht überschritten werden durfte. Kollegin E strukturierte das Angebot deshalb entsprechend der Vorgabe, wies aber Vorbereitungszeit zusätzlich gesondert aus und erzielte so ein angemessenes Gesamthonorar.

Schlussfolgerung 7: Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, ein Angebot zu strukturieren, um einerseits den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden und uns andererseits ein rentables Arbeiten zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, den Kunden nach internen Vorgaben, Grenzen oder Rechtfertigungsschwierigkeiten gegenüber dem eigenen Controlling zu fragen, um diese bei der Erstellung des Angebotes berücksichtigen und ggf. das Angebot umstrukturieren zu können.

Anregung 8: Honorarerhöhungen zum Jahreswechsel

Honorarerhöhungen durchzusetzen, ist uns oft unangenehm. Es wird sogar noch schwieriger, wenn wir nach mehreren Jahren größere Erhöhungen umsetzen müssen. Eine Erhöhung zum Jahresbeginn um den Prozentsatz der Inflationsrate des Vorjahres oder der Vorjahre (wenn eine Konferenz beispielsweise nur alle 3 Jahre stattfindet) ist aber leicht zu begründen und wird von Stammkunden auch meist akzeptiert. Anbei die Inflationsraten der letzten Jahre - interessant ist hierbei auch, wie sehr die Inflationsrate schwanken kann.

  • November 2013 1,337 %
  • November 2012 1,947 %
  • November 2011 2,393 %
  • November 2010 1,518 %
  • November 2009 0,407 %
  • November 2008 1,339 %
  • November 2007 3,298 %

Es empfiehlt sich, z.B. die Unterlagen von 2007 einmal vorzunehmen und nachzurechnen, ob wir im Vergleich zu diesem Jahr auf einem Honorarniveau sind, das der Teuerungsrate entspricht. Auf folgender Website kann man sehr schnell nachrechnen lassen, wie sich die Preissteigerung auf das Honorar hätte auswirken müssen: http://www.finanz-tools.de/inflationsrechner-preissteigerung.php

Berechnet werden soll: Zukünftiger Preis

Preis zu Beginn: entsprechendes Honorar eintragen

Inflationsrate: historische Inflation

Zeitraum: Jahre von bis eingeben

Dann auf “Berechnen" klicken, und man sieht, wie hoch der Betrag jetzt sein müsste.

Schlussfolgerung 8: Lieber häufiger kleinere Honoraranpassungen um den Prozentsatz der Inflationsrate vornehmen, als zu lange zu warten, weil eine Erhöhung dann schwieriger zu begründen ist oder dazu führen kann, dass der Kunde sich anders orientiert.


Die Rentabilitäts-AG AIIC Deutschland wurde 2009 ins Leben gerufen. Derzeitige Mitglieder sind Julia Böhm, Angela Drösser, Angelika Eberhardt, Almute Löber, Oliver Pospiech, Anja Rütten und Klaus Ziegler. Wir würden uns freuen, den Erfahrungsaustausch mit Kollegen aus anderen Ländern ausweiten zu können. Wer Interesse hat, in unserem informellen Netzwerk mitzuwirken, einfach eine kurze Nachricht schicken (ruetten@sprachmanagement.net)!



Recommended citation format:
Oliver POSPIECH,Almute LÖBER,Angelika EBERHARDT,Anja RÜTTEN,Julia BÖHM,Klaus ZIEGLER,Angela DROSSER. "Wie sichere ich meinen Lebensunterhalt als Konferenzdolmetscher? Teil 2 – Prakti". aiic.at February 26, 2015. Accessed October 24, 2017. <http://aiic.at/p/7129>.